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Gestión efectiva del tiempo

Publicado el 25/11/2015 POR José Sánchez Labella

¿Por qué en España, pese a tener interminables jornadas laborales, se nos achaca tener una pésima productividad? ¿Gestionamos bien nuestro tiempo?

Además de los típicos factores culturales del «presentismo» o de sistemas empresariales dictatoriales propios del siglo XIX de «obligado» cumplimiento en algunas empresas, nos encontramos con los temidos «ladrones de tiempo». Y éstos sí son responsabilidad nuestra y, por tanto, evitables.

Podemos definirlos como aquellas interferencias que alargan nuestra jornada laboral y que nos impiden terminar nuestras tareas a tiempo.

Las principales causas son las siguientes:

  • Ausencia de planificación
  • No establecer objetivos
  • No jerarquizar
  • Falta de asertividad
  • Procrastinación

Sin orden y planificación no es posible la eficiencia. Cualquier profesional debe esforzarse en priorizar sus tareas. Saber distinguir entre lo que es “importante y accesorio” así como elegir en qué momentos del día atender aquellas menos importantes.

Stephen R. Covey ha propuesto la matriz de administración personal, en la que cada actividad puede ser clasificada según dos criterios: 1) Urgencia, aquellas actividades que requieren una acción inmediata; y 2) Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados. Así, cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientes cuadrantes de forma jerárquica:

1) Urgente e importante: Administración por crisis. Hazlo YA

2) No urgente e importante: Administración proactiva. Planificar

3) Urgente y no importante: Administración reactiva. Delegar

4) No urgente y no importante. Administración inefectiva. Postergar o no hacer

matriz

Planificar supone anticipación y conocer tu día a día de forma consciente y equilibrada. Huir de la improvisación. Reservar espacios y tiempos para las tareas importantes. Aquellas que te van a permitir lograr tus objetivos y, por ende, recompensas tanto profesionales como personales.

En contraposición tenemos las tareas que no aportan valor añadido, repetitivas y sin importancia. Su identificación y sistematización nos permitirá ser más eficientes al aprovechar nuestro recurso más escaso: El tiempo.

¿Es necesario ver el teléfono móvil cada dos por tres, comprobar mails, redes sociales, navegar por Internet, contestar todas las llamadas al instante?

Todas tienen algo en común. No exigen nuestra atención plena ni tampoco pasaría nada por dilatarlas o concentrarlas en el tiempo. Sí es así, ¿por qué no las emplazamos a horas concretas del día para gestionarlas sin malgastar nuestra atención y concentración?

Se estima que cada vez que tenemos una interrupción en una tarea, solemos tardar de 10 a 15 minutos en recuperar completamente la concentración. Nuestra mente necesita volver a “calibrarse” y requiere un tiempo precioso para retomar activamente la tarea que estábamos despeñando.

Una buena idea es llevar una planificación diaria. Hacer planes con antelación y establecer el orden de las tareas a realizar por orden de importancia y verificar al final del día su grado de cumplimiento. Es como una hoja de ruta perfectamente establecida de antemano.

Con todo siempre existen contratiempos que pueden variar el curso del día por lo que hay que prever un espacio por si surgen de forma que no interfieran en exceso a nuestra planificación.

No establecer objetivos es otro mal endémico. Una vez definido, cualquier objetivo debe cumplir el acrónimo SMART. Específico (Specific), Medible (Measurable), Alcanzable (Achievable), Realista (Realistic) y Acotable en el tiempo (Time based).

pizarra

Asegúrate de que tus objetivos cumplen esos requisitos validando cada fase del proceso y asegurándote así de su cumplimiento.

“Lo que se empieza se acaba”

Procrastinar es la receta perfecta para entrar en un estado de culpabilidad y estrés al cargar con la mochila psicológica de no realizar tus tareas. De haber perdido el tiempo.

La «procrastinación» se define como la postergación o posposición es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables (Fuente Wikipedia)”.

Esa multitarea o dispersión hace que perdamos el foco y no nos centremos en las tareas asignadas. Es más eficiente y ecológico empezar y acabar una tarea antes de empezar otra y siempre siguiendo el orden establecido según su importancia.

reloj

La falta de asertividad también es un «ladrón de tiempo». El no saber decir no o ahora no nos obliga a realizar tareas que quizás no sean importantes y nos aleje de nuestro verdadero cometido. La eficiencia personal y profesional.

Con todo, con un poco de orden y sistematización los resultados son evidentes. El tiempo cunde más y nos permitirá ser más eficientes y productivos.

Y recuerda, una cosa “importante” detrás de otra “menos importante”, no dejes que te roben tu tiempo.

2 comentarios

  1. Clara
    19 Febrero, 2016

    Excelente artículo! Creo que para gestionar bien nuestro tiempo y enfocarnos más en nuestras tareas no estaría mal hacer uso de algunas herramientas disponibles en la red. Yo utilizo http://kanbantool.com que me ayuda organizar mis tareas, establecer el tiempo límite para finalizar cada de ellas y medir el tiempo de dedicación.

  2. José Sánchez Labella
    09 Marzo, 2016

    Clara, gracias por tu aportación y por la sugerencia.

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